Otimizar o desempenho dos processos e a atuação dos colaboradores é um dos grandes desafios das empresas atualmente. Afinal, a maneira como elas gerenciam seus processos influencia diretamente a qualidade dos serviços prestados e a satisfação dos clientes. Portanto, é necessário buscar alternativas de otimizar sua execução, tornando-os mais simples e ágeis.
No entanto, com a adoção da ferramenta apropriada, é possível tornar essas atividades algo simples, sem a necessidade de elaboração de projetos complexos para solucionar os problemas. É nesse cenário que surge o ciclo PDCA, uma ferramenta capaz de promover planejamento e organização, melhorando, assim, os resultados da empresa.
Para que você saiba mais sobre o assunto, mostraremos, neste artigo, algumas dicas de como aplicar o ciclo PDCA na rotina da empresa, destacando sua importância nos negócios. Boa leitura!
O que é o Ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão usada para proporcionar melhoria contínua nos processos e no ambiente de trabalho. A sigla vem do inglês e se refere a cada uma das letras iniciais correspondentes a uma etapa de aplicação do processo de melhoria: Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir).
Partindo do pressuposto de que nenhum processo é perfeito e de que a melhoria é sempre possível, o PDCA oferece condições para gerir suas atividades com mais qualidade. Ou seja, o intuito não é alcançar a excelência, mas estar cada vez mais próximo dela, utilizando o aprendizado de práticas anteriores.
Dessa forma, muito usado pelas organizações, o ciclo tem como principal objetivo resolver os problemas e as inconformidades, fazendo com que as atividades sejam executadas de forma ágil e eficiente.
Isso porque, de modo geral, as etapas facilitam a identificação e a correção das dificuldades que possam afetar os resultados do negócio e também auxiliam no alcance de metas. Por esse motivo, é focado especialmente na qualidade.
Qual a sua importância?
Nas corporações, em que a agilidade, a otimização do tempo e o alcance de metas são aplicações diárias, o ciclo PDCA ajuda a acabar com desperdícios, trazer melhorias constantes e desenvolver procedimentos mais eficientes. Nesse caso, tornar um processo mais eficiente quer dizer realizar de modo mais simples, rápido e com menor custo, aumentando a qualidade do resultado.
Como resulta em continuidade, o PDCA possibilita também um controle maior sobre os processos de trabalho que existem em uma organização — o que é essencial para a sua gestão.
A vantagem é que sua execução compreende qualquer modelo de negócio. Isso possibilita que diversas empresas aprimorem sua gestão, garantindo resultados promissores. Além disso, o PDCA é uma maneira de avaliar como uma função atua antes de padronizar certos processos. Afinal, imagine efetuar uma transformação na empresa sem ter certeza de que o percurso realmente traz os resultados esperados.
Dessa forma, o método configura-se não apenas como uma importante ferramenta de gestão, mas como uma prática focada na cultura empresarial de melhoria constante, baseada em benefícios como planejamento, foco em resultados e aperfeiçoamento de processos e táticas empresariais.
Como aplicar o ciclo PDCA na rotina das empresas?
Por se tratar de uma ferramenta versátil, o ciclo de melhoria contínua pode ser usado em diversas situações. Porém, apesar de conseguir aplicá-lo amplamente, ele pode ser eficaz em projetos e ações mais simples ou mais específicas, como campanhas de marketing digital, por exemplo.
Nesse sentido, falaremos como o ciclo PDCA pode ser aplicado na prática em uma empresa, de acordo com cada uma de suas etapas. Confira!
Planejamento (Plan)
O ciclo se inicia no planejamento, com foco na parte estratégica. É aqui que o objetivo do plano é traçado, assim como as estratégias para alcançá-lo. A intenção é realizar um levantamento das informações e analisá-las para definir metas e objetivos transparentes.
A fase de planejamento é dividida em quatro subcategorias:
- identificação do problema;
- observação do problema;
- análise do problema;
- plano de ação.
Desse modo, para construir um planejamento de qualidade, é preciso estabelecer uma meta que vai nortear a execução das suas atividades.
Implementação (Do)
Após a etapa de planejamento, é hora de colocar em prática o plano de ação. Para isso, é importante registrar e destacar todas as ações implementadas e os resultados obtidos, sejam eles positivos ou negativos. Isso permite um aprendizado relevante para o crescimento do time envolvido durante todo o processo.
Não se esqueça que, antes de colocar em prática as mudanças, é fundamental destinar tempo ao treinamento da equipe envolvida. Por isso, a capacitação deve ser uma parte específica da execução para não comprometer os resultados finais.
Checagem (Check)
Essa é a etapa em que se analisa os resultados obtidos na fase anterior, ou seja, esse processo consiste em confirmar se o planejamento está sendo devidamente implantado, analisando a eficácia das atividades. Além de analisar e comparar os resultados e o alcance dos objetivos propostos. Vale destacar que, para a checagem, é preciso determinar um modo de avaliação, geralmente, por meio de indicadores de performance.
Ação (Act)
Por fim, na fase de ação, o foco está nas ações de melhoria. Se o objetivo foi alcançado, é um sinal de que o processo seguiu na direção correta e pode ser adotado como uma referência na empresa. Por outro lado, se as medidas não surtiram o efeito desejado, é preciso reavaliar o planejamento e a execução, prestando atenção nas falhas para definir novas ações.
Por que vale a pena contar com essa ferramenta?
Agora que você já sabe como funciona o ciclo PDCA, talvez esteja se perguntando se realmente vale a pena contar com essa ferramenta na sua empresa. Bom, se estiver iniciando um novo projeto de melhoria ou estruturando um processo de trabalho que se repita como um ciclo, a resposta é sim!
A ferramenta é eficaz na maioria das organizações, e pode ser utilizada para aperfeiçoar qualquer processo ou produto, dividindo-os em etapas ou estágios de desenvolvimento.
O ciclo PDCA também oferece um aprendizado constante. Nesse caso, os colaboradores conseguem observar, instantaneamente, os resultados das suas ações, como reconhecer falhas e aprimorá-las no decorrer do projeto. Além disso, a empresa consegue fazer testes de possíveis soluções em pequena escala e em um ambiente controlado, o que evita os erros recorrentes.
Como você pôde ver, o ciclo PDCA é uma excelente ferramenta de gestão para aqueles que desejam desenvolver a melhoria dos processos de modo contínuo. Ele pode ser utilizado tanto em uma ação específica quanto em toda a empresa. Para isso, basta que os colaboradores estejam treinados e motivados e que cada etapa do ciclo seja executada com eficiência.
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