A conciliação bancária é uma ótima estratégia para livrar o e-commerce de riscos e garantir transparência na administração.
Com o controle mais organizado dos aspectos financeiros, é possível visualizar melhor o faturamento, uma vez que os transtornos são eliminados e a gestão identifica os problemas e suas raízes.
Para garantir esses resultados, é preciso seguir as dicas e boas práticas que mencionaremos ao longo do artigo.
Então, se quiser entender um pouco mais sobre esse assunto e organizar sua loja virtual, aprendendo a realizar essa conferência, acompanhe os tópicos a seguir.
O que é a conciliação bancária?
A conciliação bancária é o ato de estabelecer conformidade entre valores financeiros registrados internamente e os registros bancários de movimentações.
Ou seja, com isso, a empresa garante que todos esses documentos apresentem os mesmos resultados e assegura uma visão clara e completa da condição do negócio.
Um exemplo disso é trabalhar a conformidade do sistema gerenciador com os extratos bancários, por exemplo.
Esse comparativo permite analisar as movimentações referentes as vendas, pagamentos e taxas/impostos.
Além disso, é importante para que os lucros sejam devidamente repassados para o caixa da companhia.
Essa abordagem previne problemas de acompanhamento de pedidos, por exemplo.
Nesses casos, um pedido que já foi finalizado pode estar sendo marcado como pendente, o que atrasa o recebimento dos valores referentes àquela compra e impacta negativamente o lucro.
Quando falamos em e-commerce, esse conceito se torna ainda mais importante.
Afinal, as lojas virtuais envolvem atividades na internet que podem facilmente também envolver fraudes e movimentações suspeitas.
Só no Brasil, a média de estornos causados por fraudes é de 3,55%, muito maior que o valor mundial, que é de 0,6%, como reportado por uma pesquisa do Ingenico.
Por isso, com o devido controle, a empresa garante sustentabilidade e tranquilidade para o seu dia a dia, além de outras vantagens que aprofundaremos no próximo tópico.
A conciliação dos registros também envolve gerenciamento de taxas de cartão de crédito/débito e boletos, bem como administração devida de desvios, estornos e cancelamentos.
Qual a importância?
Vamos, então, detalhar a importância da conciliação bancária para que seja possível compreender por que você deve priorizar essa função.
Uma das vantagens é a eliminação de inconsistência no registro interno, afinal, essa tarefa consiste na comparação de documentos para identificar possíveis erros e corrigi-los.
Assim, é possível obter maior transparência na administração de recebíveis, no fluxo de caixa e na gestão de taxas obrigatórias.
Dessa forma, a empresa identifica prejuízos financeiros e fraudes, como já falamos.
Questões que ocorrem com muita frequência em lojas virtuais são devidamente eliminadas devido a um controle mais rigoroso.
Outro benefício é a previsibilidade: a loja virtual consegue facilmente antecipar o que tem para receber e saber o que vai entrar no caixa daqui a alguns meses, por exemplo.
Com essa capacidade de previsão, é possível tomar melhores decisões e preparar a companhia para o futuro.
Oportunidades podem ser aproveitadas e estratégias de expansão são planejadas, já que a gestão consegue enxergar adiante e entender qual será sua projeção, retirando da conta os estornos e cancelamentos, por exemplo.
Assim, dá para reduzir custos, otimizar investimentos e controlar devidamente a margem de lucro.
No geral, a visão mais clara também facilita possíveis auditorias e confere credibilidade para a empresa do ponto de vista fiscal.
Afinal, tudo é claro e visível, o que permite que problemas de conformidade com leis sejam eliminados.
Da mesma forma, o controle do estoque é mais eficiente se a loja virtual conhece bem o status de cada compra.
Isso tudo gera um atendimento mais ágil e simplificado para o consumidor, com respostas mais rápidas aos seus pedidos e análises efetivas.
Em casos de arrependimento de compra ou contestação dela (chargeback), por exemplo, a companhia consegue se organizar para atender melhor, bem como lidar com as operadoras para a devolução de valores.
A conciliação das finanças também é crucial para que a empresa tenha suporte a diversas opções de pagamento, como compras com 1 clique e uso de dois cartões.
Tudo isso requer um bom trabalho de gerenciamento de comunicação com operadoras e transparência.
Como fazer conciliação bancária?
A seguir, vamos analisar algumas estratégias para fazer conciliação bancária. Veja!
Faça o registro diário de movimentações
Essa dica é imprescindível. Se quiser controlar corretamente e garantir conformidade entre os documentos financeiros, é fundamental acompanhar atentamente cada movimentação realizada na loja virtual, com o controle de compras, valores e tarifas.
É importante administrar as datas, comprovantes e extratos, mantendo tudo devidamente integrado e fácil de acessar.
Desse modo, a empresa garante transparência e dados suficientes para análises e comparações posteriores.
O registro deve ser diário para que não haja erros e para que o e-commerce não perca nada do que ocorre nas relações de compra e venda.
Estabeleça periodicidade da conciliação
Outra dica que não deve ser negligenciada é a periodicidade dessa função.
A gestão deve decidir se essa tarefa será feita semanalmente, diariamente ou quinzenalmente.
É importante considerar que quanto mais análises forem feitas, maior precisão será possível garantir.
Ou seja, o ideal é realizar essas comparações diariamente para evitar o descontrole/desorganização e muitos erros ao lidar com um volume muito grande de informações por vez.
Em casos que haja um colaborador encarregado exclusivamente dessa função, de modo a assegurar ainda mais precisão e cuidado com os resultados.
Faça a conferência de saldos
Também vale ressaltar a conferência de saldos que deve ser realizada sempre.
É preciso comparar os saldos iniciais e finais dos extratos bancários com os saldos do fluxo de caixa, registrados internamente para verificar se eles estão consistentes e similares.
Corrija as diferenças
Depois da comparação dos registros, é necessário corrigir os dados que estiverem errados para que não prejudiquem a visão da empresa, seja por conta de débitos indevidos, fraudes ou outros fatores.
Essa parte da correção também inclui medidas que devem ser tomadas em casos de cobranças indevidas e de taxas abusivas de bancos.
Em casos de fraudes, além da correção, o e-commerce pode começar alguma estratégia para detectar esses acontecimentos de maneira ágil e rápida, bem como preveni-los.
Utilize um software gateway
Diante do que estamos falando, vale citar a importância de um gateway para gerenciar os pagamentos e movimentações financeiras do e-commerce.
Esse sistema facilita o cuidado ao integrar os dados relevantes e disponibilizá-los em painéis de fácil acesso.
Dessa forma, a empresa pode visualizar melhor cada possível entrada e gerenciar valores e taxas de maneira precisa.
Realizar conciliação bancária é fundamental para garantir bons resultados no e-commerce e um controle maior da margem de lucro.
Com uma visão correta dos pagamentos, entradas e saídas, a loja consegue prever a situação do caixa e planejar o futuro com estratégias possíveis de crescimento e expansão.
Caso os registros indiquem uma situação financeira ruim, é possível identificar as raízes dos problemas também, com mais transparência.
Gostou do artigo? Ele realmente ajudou? Então, entre em contato conosco e garanta já uma solução para gerenciar as vendas no seu e-commerce.
