Conciliação financeira: como fazer de forma simples e prática!

Conciliação financeira: como fazer de forma simples e prática!

Responda com sinceridade: você já foi pego de surpresa por inconsistências de caixa, entre o que o sistema diz e o quanto de fato tem de dinheiro na conta da empresa?

Infelizmente, essa é uma situação comum em varejos, mas que precisa ser atacada e resolvida constantemente para garantir um bom controle de finanças.

Neste post, vamos contar um pouco mais sobre o processo de conciliação financeira e por que ele é tão importante para o seu negócio. Vamos lá?

O que é conciliação financeira

Um grande desafio para gestores de varejo é conseguir um controle financeiro eficiente, sem o perigo daquelas inconsistências comuns na movimentação de transações em compras e vendas. Isto é, a assincronia entre o processamento de um pedido e a efetivação do pagamento.

Nesses casos, o sistema de gestão financeira da empresa pode indicar pagamentos pendentes quando o pedido já foi resolvido (aprovado ou cancelado), por exemplo. Esse tipo de inconsistência no controle gera uma interpretação equivocada da saúde da empresa e, quando mal gerenciada por muito tempo, pode surpreender gestores e diretores com um caixa no vermelho.

A melhor forma de evitar o problema é ter processos bem estruturados de verificação e acompanhamento dessas transações. Também chamada de conciliação bancária, a conciliação financeira é, em resumo, um comparativo entre as movimentações na conta da empresa e as movimentações no sistema de controle financeiro.

É uma forma de sincronizar o ERP com a situação real do caixa, conferindo entradas referentes a vendas, seja qual for o meio utilizado — cartões de crédito e débito, cheques e boletos bancários.

O que atrapalha muitos gestores de varejo nesse caso (seja em lojas físicas ou virtuais), é que a conciliação financeira depende de duas frentes de uma boa gestão: processos e ferramentas. Para que esse controle seja efetivo e traga vantagens para a empresa, ele precisa de etapas bem estruturadas de rotina e uma solução automatizada para aumentar a praticidade e a confiança do processo.

As vantagens da automação desse processo em um gateway de pagamento

Não é à toa que os gateways de pagamento são a plataforma mais utilizada hoje para automatizar a conciliação financeira. Além de dar ao cliente mais opções para fazer sua compra, a ferramenta é capaz de agregar vários canais em uma única central, o que facilita o controle de faturamento.

Veja a seguir como essa solução ajuda o negócio quando utilizada para a verificação e comparação de movimentações.

Praticidade

Até pouco tempo atrás, a conciliação financeira precisava ser feita em toda a sua complexidade dentro do setor de finanças do varejo — os processos necessários para isso precisavam ser elaborados do zero.

Com um gateway de pagamento, o modelo de gestão já está pronto para automatizar essas tarefas. Ao gerente cabe apenas implementar a solução em sua rotina de trabalho e acompanhar os resultados de perto.

Confiabilidade

Exatamente por se tratar de um processo automatizado e gerido por um gateway, o responsável por acompanhar as finanças tem mais confiabilidade nos dados que estão sendo coletados.

Dependendo do tamanho do negócio, as movimentações de vendas tornam soluções manuais de monitoramento uma fonte de erros e falhas de conciliação. Basta um boleto fora do prazo não registrado para que a sua visão do caixa disponível fique fora da realidade. Esse é o tipo de situação minimizada ao máximo pela automação de um gateway.

Controle

Processos práticos e confiáveis são uma fórmula para maior controle financeiro dentro de um varejo. Com a automação de um gateway, você tem:

  • verificações mais rápidas;
  • cruzamento de informações com possibilidade de segmentação por categoria;
  • visão geral e em tempo real das finanças.

E se você tem experiência no ramo, sabe que quanto melhor o controle, maior o sucesso de uma loja física ou online. Isso porque é uma boa gestão financeira que garante margens de lucro maiores e condições melhores de pagamento para os seus clientes.

Economia

Atrasos em pagamentos significam menos dinheiro disponível na hora que a empresa mais precisa dele: para regularizar sua própria saúde financeira. A conciliação bancária proporciona mais controle sobre o caixa e facilita o gerenciamento de dívidas.

Ter essa visão mais apurada permite priorizar pagamentos de multas ou juros altos. Portanto, um gateway automatizado pode ser também uma forma de economizar dinheiro — que pode ser realocado como investimento para o crescimento do negócio.

Previsibilidade

Esse é o ponto principal da conciliação bancária. Com uma noção exata da situação financeira da empresa e as contas em dia, o gerente não é pego de surpresa no fim de cada ciclo.

Gerir um varejo com um saldo constantemente desatualizado é como dirigir um carro sem medidor de gasolina. É impossível dizer até onde você pode ir.

Por isso, a previsibilidade é algo tão importante para se consolidar no mercado. A conciliação financeira é uma fonte de planejamento para o futuro, uma base sólida da capacidade de investimento para que o varejo possa encontrar novas oportunidades e crescer.

Como fazer conciliação financeira a partir de um gateway de pagamento

Depois de entender todas as vantagens que um gateway de pagamento pode trazer para seu processo de conciliação financeira, é hora de iniciar a prática. Primeiro, é preciso escolher uma plataforma que ofereça essa ferramenta, para então criar uma estrutura de tarefa visando um processo simplificado e rotineiro.

Geralmente, o software já conta com uma área específica para conciliações bancárias. Nesse caso, basta fazer o upload do arquivo de confirmação enviado pelo banco (no caso de boletos) e o sistema processará automaticamente a transação, registrando os pagamentos conciliados como erro ou sucesso. Na segunda opção, o próprio gateway atualiza imediatamente o pedido como aprovado.

Ou seja, basta um investimento em um bom gateway de pagamento para garantir uma conciliação financeira rápida, confiável e automatizada. Com todas as vantagens que o processo traz para o varejo, a sua gestão ganha a força necessária para se juntar aos outros diretores C-Level da empresa e ser o ponto de partida de novas estratégias para o negócio.

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