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Controle de pagamentos de clientes. Como fazê-lo?

As grandes demandas e exigências fiscais estão chamando a atenção para um maior controle nesse setor e tornando obrigatória a utilização de novas ferramentas.

Controle de pagamentos de clientes. Como fazê-lo?

Quando se fala em controle de pagamentos de clientes, logo vem à nossa cabeça aquela bagunça de informações financeiras. Qual cliente pagou? Qual ainda está inadimplente? Quais formas de pagamento foram utilizadas?

Por mais que não pareça, ainda existem empresas que não atentam para a importância de uma gestão bem-feita no chamado “contas a receber”. A boa notícia é que hoje você encontra no mercado diversas ferramentas que otimizam o controle de pagamento de clientes.

No entanto, e aí? Qual é a melhor opção para seu negócio? Como realizar um controle eficaz desses recebimentos? São essas e outras questões que buscamos responder neste post. Basta continuar lendo para conferir mais a fundo alguns desses pontos, entenda!

Descubra a importância de otimizar seu controle de pagamento de clientes

Controlar o fluxo de caixa é vital para a saúde de uma empresa. Por isso, negligenciar o controle de pagamento pode resultar em um caixa sempre baixo ainda que o seu negócio seja lucrativo. Afinal, não podemos esquecer que você precisa lidar com diversos gastos tanto fixos quanto variáveis. Por isso, saber quando o dinheiro vai entrar e quanto será esse montante é vital para que você dê conta de todos esses compromissos sem apertos.

Além disso, entender a dinâmica do faturamento da sua empresa facilita na hora de realizar investimentos e melhorias. Afinal, você vai saber exatamente quanto poderá gastar sem colocar em risco a funcionalidade do negócio.

Deixar de cuidar dos pagamentos pode resultar em um descontrole das finanças, com risco de graves prejuízos, endividamento e falta de recursos para situações emergenciais, por exemplo.

Saiba por onde começar seu planejamento

Atualmente existem muitas maneiras de fazer um bom controle de pagamento de clientes. Elas são ferramentas que realizam a tarefa de organizar informações, podendo ser desde softwares, plataformas, SIGs até intermediadores de pagamento, para àqueles que trabalham no e-commerce.

Para entender qual a melhor opção para o seu empreendimento, primeiramente você deve elencar alguns pontos importantes, como: o perfil dos seus clientes, o perfil da sua loja, o tipo de produto ou serviço que você oferece, os recursos disponíveis para investir nessa etapa do processo entre outros.

Em segundo lugar, traçar um panorama completo do seu financeiro, e identificar os pontos que exigem uma melhoria e o que é necessário para isso. Afinal, muitas vezes além de uma ferramenta, torna-se necessário realizar mudanças operacionais. Continue lendo e veja cada elemento a ser considerado.

Conheça sua empresa

Sem dúvida os seus recebimentos são um ponto de grande importância dentro da sua gestão financeira. É a partir desses montantes que você consegue começar a avaliar o sucesso do seu negócio e fazer planejamentos de médio e longo prazo.

Por isso, conheça como funcionam as formas de recebimento aceitas pela sua empresa e quais são as mais aceitas no mercado, como, por exemplo, Boletos, Cartões de Crédito e Assinaturas. Observe ainda quais são as mais utilizadas pelos seus clientes. Isso é importante porque cada uma tem uma dinâmica de repasse diferente, e você precisa saber de onde e como vem a maior parte da sua renda.

Identifique ainda quem são os responsáveis pelo controle de pagamento de clientes. Muitas empresas contratam um colaborador específico para contas a pagar, e outro para contas a receber. Se esse não é seu caso, o responsável deverá trabalhar sua organização para desempenhar essas atividades.

Conheça o seu cliente

A menos que você limite as formas de pagamento aceitas pela sua empresa, está nas mãos de seus clientes a escolha de como pagarão você. Então, observe as formas mais frequentes, as mais solicitadas. Muitas ferramentas oferecem benefícios específicos para determinadas formas de pagamento, como descontos na emissão de boleto.

Quem costuma trabalhar vendendo para pessoas jurídicas ainda pode apresentar uma maior flexibilidade, como o uso de cheques corporativos e pré-datados, por exemplo. Com condições especiais para cada cliente.

É importante também observar o perfil desse consumidor. Trata-se de alguém que compra pela internet? Que busca rapidez na hora de realizar a compra? Tudo isso pode ajudá-lo na hora de escolher as ferramentas certas.

Se você tem uma loja virtual, por exemplo, um checkout transparente e simples pode diminuir a taxa de abandono na hora do pagamento. Processos muito complicados e demorados, cheios de redirecionamentos e passos podem gerar insegurança e desestimular a compra.

Tenha em mente o tipo de produto (ou serviço) que você leva ao mercado

Imagine que você tem uma loja física de roupas onde diariamente diversas pessoas compram peças, realizam cadastros e pagam de diferentes maneiras. O fluxo de informações é muito grande se comparado, por exemplo, a um alfaiate que comercializa roupas sob medida.

Assim, é claro que a demanda influencia diretamente na hora de realizar o controle de pagamentos e, por isso, pode ser necessário adotar mais de uma ferramenta. A depender da sua atividade, adotar um sistema de organização diferente para pessoa física e jurídica, por exemplo, pode facilitar bastante!

Fique ligado nas legislações fiscais

O governo está fechando o cerco sobre pequenas e médias empresas, exigindo uma declaração cada vez mais precisa e ainda exigindo dados antes não valorizados pelos empresários.

Sabemos, por exemplo, que atualmente para todas as compras realizadas por cartões de crédito devem ser emitidas a notas fiscais contendo os impostos e o valor da mercadoria. Pensando nisso, ter uma ferramenta que emite automaticamente a nota fiscal mediante esses pagamentos pode evitar dores de cabeça com o fisco.

Da mesma forma, manter um maior controle e toda a documentação dos produtos e operações sempre à mão pode facilitar bastante na hora de uma fiscalização, pois caso isso aconteça, basta reunir o que foi pedido e imprimir um relatório.

Conheça as ferramentas de controle disponíveis no mercado

Se você entende a importância de melhorar o seu controle de pagamentos de clientes, mas não sabe exatamente como melhorar seus sistemas, trouxemos algumas das ferramentas que podem ajudar bastante. Leia um pouco mais e entenda!

ERPs

Está entre as ferramentas mais conhecidas para gerenciamento e controle de recebimentos. São ferramentas inteligentes que integram desde os cadastros básicos como clientes, produto, fornecedores, até processos como venda, emissão de notas fiscais, relatórios.

As vantagens de se trabalhar com um ERP são infinitas, primeiramente, ter o controle da sua empresa em um só lugar, diminuir o tempo dispensado em realizá-lo em várias ferramentas diferentes.

Na hora de receber de sua clientela, os ERPs costumam baixar automaticamente boletos pagos em banco e lotéricas, faturar diretamente as vendas realizadas via cartão de crédito, entre outros benefícios. Sem contar com os relatórios precisos sobre o contas a receber que eles emitem.

Planilhas de controle

Entre as opções mais populares estão as planilhas. Os usuários realizam os lançamentos a mão dos valores pagos por seus clientes, realizam baixas, anotações. A grande desvantagem está no cuidado e na atenção do próprio usuário. Afinal, um lançamento errado ou não lançamento de alguma informação podem custar caro para a empresa. Por estar muito suscetível a erros, mesmo sendo a mais comum, trata-se da menos recomendada.

Intermediadores de pagamento

Se você trabalha com máquinas de cartão, e-commerce ou prestação de serviços, os queridinhos do mercado são os Intermediadores de pagamento. Consistem em plataformas que realizam desde a emissão da cobrança, análise de risco da operação até a transferência dos valores para sua conta-corrente.

Para os tipos de negócios citados e para os clientes, eles asseguram o pagamento quanto o envio do produto ou serviço prestado. Isso é possível graças à ferramenta de análise de riscos incluída na maioria das soluções.

Entenda por que você deve ter mais de uma forma de controle de pagamentos de clientes

Hoje em dia são raras as empresas que praticam uma única atividade o têm apenas um meio de faturamento. O dinheiro vai entrar a partir de diversas operações, e você precisa ter meios de tratar esses dados e organizá-los corretamente.

Imagine, por exemplo, uma empresa que tem loja física e um e-commerce vinculado a ela. A união de um ERP com um intermediador de pagamento proporciona segurança tanto para a empresa quanto para o cliente.

Com as duas ferramentas você tem um controle integrado da sua loja física e virtual, integração do estoque movimentado, dos valores recebidos, vendas realizadas. E ainda pode contar com relatórios sobre tudo o que acontece na sua empresa.

Conheça algumas práticas para melhorar o seu controle

Se você está com dificuldade em realizar o controle de pagamentos de clientes talvez precise de uma mudança estrutural. Isso inclui adotar novas práticas e corrigir alguns problemas.

Portanto, comece a pensar estrategicamente na hora de negociar seus prazos, adote métodos de pagamento que ofereçam maior segurança, crie sistemas de cobranças, ofereça benefícios para quem paga à vista e procure automatizar o seu sistema de recebimentos de forma que você sempre saiba exatamente quando entrará o dinheiro.

Cuidar do controle de pagamento de clientes ajuda você a coordenar melhor os seus gastos e fazer um planejamento mais eficaz. Além disso, você vai ter uma real noção da lucratividade do seu empreendimento e quais pontos precisa melhorar. Portanto, não hesite em contratar boas ferramentas e tratar esse assunto como prioridade dentro da sua empresa.

Ficou interessado em cuidar melhor da saúde financeira da sua empresa? Entre em contato com a gente e conheça nossas soluções agora mesmo!

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