O fluxo de caixa é o pulmão da gestão financeira de qualquer tipo de negócio, desde microempreendimentos a grandes conglomerados.

Afinal, controlar todos os valores que entram e saem é a etapa mais básica da administração.

Tanto decisões imediatas a serem tomadas no dia a dia quanto planejamentos detalhados para médio e longo prazo passam por essa prática.

Não fazer esse acompanhamento é como dar tiros no escuro, pois é impossível saber as consequências de qualquer ação.

E elas podem ser desastrosas.

Não basta simplesmente fazer registros, já que o acompanhamento correto exige atenção e conhecimento.

Um fluxo de caixa bem feito, com muitos detalhes, pode ajudar até mesmo a impulsionar os resultados da empresa.

Afinal, a partir dessas práticas é possível saber com antecedência quais devem ser seus próximos movimentos.

Por isso, preparamos um material completo para que você possa gerir seu negócio com maestria.

Além de entender o que é fluxo de caixa e como fazer, inclusive com um exemplo, vamos dar 7 dicas essenciais para manter a sua empresa financeiramente saudável.

Acompanhe até o final.

O que é fluxo de caixa?

Fluxo de caixa é um recurso usado por empresas e outros tipos de organização para acompanhar de perto a situação financeira.

Fluxo de caixa é um recurso usado por empresas e outros tipos de organização para acompanhar de perto a situação financeira.

Em uma planilha ou uma ferramenta específica para essa finalidade, são lançadas todas as entradas e saídas, ou seja, os gastos e as receitas.

O acompanhamento também pode incluir os lançamentos futuros, que são a previsão de custos ou despesas ou de receitas para uma determinada data.

Somente com um fluxo de caixa detalhado é possível tomar as melhores decisões para a saúde financeira de uma empresa.

Portanto, é uma prática essencial para negócios de qualquer porte e segmento.

Qual a diferença entre orçamento e fluxo de caixa?

O orçamento é a projeção das entradas e saídas de uma empresa para determinado período.

Portanto, é uma estimativa, enquanto o fluxo de caixa é o acompanhamento real dos dados.

Outra diferença importante é que o orçamento é feito de forma periódica, pode ser mensal, trimestral, semestral ou anual.

Ele serve para que o gestor do negócio, ou de um setor específico, tenha uma ideia do valor que terá disponível e com quais custos e despesas terá de arcar.

Já o fluxo de caixa é um controle feito constantemente.

Essas duas ferramentas se complementam, uma vez que o fluxo de caixa é necessário para que o orçamento seja elaborado com exatidão.

Para que serve o fluxo de caixa?

A principal função do fluxo de caixa é fornecer os dados necessários para o controle das finanças da empresa.

Por meio desse acompanhamento, o gestor pode avaliar a disponibilidade de caixa do negócio.

Se a empresa está com as finanças equilibradas, o fluxo de caixa pode demonstrar que chegou a hora de investir para escalar o negócio.

Assim, medidas como expandir a área de atuação e aumentar a oferta dos produtos ou serviços podem dar bons resultados.

Por outro lado, essa ferramenta poderá apontar também a necessidade de reduzir custos, caso o momento não seja tão bom assim.

Portanto, o fluxo de caixa é essencial para que o administrador de uma empresa tenha embasamento para definir o futuro do negócio.

Sem ele, as decisões são tomadas às cegas.

Qual a importância do fluxo de caixa para as empresas?

O fluxo de caixa é importante para empresas por diversas razões.

Veja agora algumas formas como esse acompanhamento pode ajudar o administrador.

Alertar sobre possíveis problemas

O fluxo de caixa pode servir como um alerta de que a empresa pode enfrentar problemas financeiros caso alguma medida não seja tomada.

Ajudar na precificação

A precificação deve levar em conta diversos fatores, pois é preciso manter a competitividade sem abrir mão de uma boa margem de lucro.

Por isso, o fluxo de caixa pode mostrar o desempenho de um preço, apontando alguma eventual necessidade de aumento ou redução conforme os resultados.

Avaliar possíveis promoções

O acompanhamento pode ajudar em decisões sobre promoções, descontos e liquidações.

Inclusive para decidir quais itens terão os preços reduzidos, é importante consultar o fluxo de caixa.

Elaborar o orçamento

Como mencionamos alguns tópicos acima, a partir do fluxo de caixa, é elaborado o orçamento.

Somente a partir das entradas e saídas, é possível fazer a previsão exata dos recursos disponíveis para determinado período, além de estimar gastos.

Tipos de fluxo de caixa

Existem vários tipos de fluxo de caixa, sendo que cada um pode ser usado para determinada finalidade.

Existem vários tipos de fluxo de caixa, sendo que cada um pode ser usado para determinada finalidade.

Fluxo de caixa operacional

Nesse tipo, o acompanhamento se limita a entradas e saídas referentes às operações da empresa.

Isso inclui entradas com vendas e saídas com pagamentos de fornecedores, produção ou compra de produtos, salários e outros custos e despesas.

Portanto, não inclui o capital de giro ou dados de investimentos feitos pela empresa sem relação com sua operação.

Fluxo de caixa direto

Essa modalidade inclui o registro das movimentações sem nenhum tipo de desconto, ou seja, na forma bruta.

Todas as entradas e saídas são classificadas conforme sua natureza contábil.

Algumas classes podem ser:

  • Recebimentos de vendas
  • Pagamentos de impostos
  • Folha de pagamento
  • Verbas para rescisão de contrato
  • Compras de matéria-prima e insumos
  • Conta da água, luz e telefone.

Fluxo de caixa indireto

Os dados lançados no fluxo de caixa direto são referentes aos lucros e prejuízos apontados em documentos como o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) ou o Balanço Patrimonial (BP).

Portanto, serve para dar mais exatidão ao planejamento das atividades financeiras.

Fluxo de caixa projetado

No fluxo de caixa projetado, o gestor do negócio faz uma estimativa de como deverão ser os resultados futuros.

Essa projeção é realizada a partir da análise de meses anteriores e também do mesmo período do ano anterior, para se considerar a sazonalidade.

Também é preciso levar em consideração fatos que possam interferir nos resultados, como notícias relacionadas à política e economia, variações do mercado relacionado ao segmento do negócio e à própria empresa.

Fluxo de caixa livre

Esse formato serve para que o gestor conheça os recursos disponíveis após todos os pagamentos e investimentos serem realizados.

Portanto, ele ajuda o gestor a entender a capacidade da empresa de gerar capital.

Como fazer fluxo de caixa?

Entender a finalidade e os diferentes tipos de fluxo de caixa é o primeiro passo para otimizar a gestão do seu negócio.

Porém, chegou a hora da parte prática do nosso artigo.

Veja a partir de agora o que é necessário para começar a acompanhar as entradas e saídas do seu negócio.

Abra uma planilha

O controle do fluxo de caixa deve ser realizado em uma tabela, para que em cada registro sejam incluídas diferentes variações, como um valor para cada dia, semana ou mês, por exemplo.

Por isso, o ideal é usar uma planilha no computador, ou seja, uma tabela com campos verticais ou horizontais.

Assim, a cada dado incluído, você pode acrescentar diferentes valores.

Você pode usar softwares como Google Sheets e Microsoft Excel ou outros programas mais específicos para essa finalidade.

Separe períodos em abas

Uma das vantagens das planilhas no computador é a possibilidade de criar diferentes abas para separar o levantamento em diferentes períodos.

Assim, é possível ter o controle diário, semanal, mensal, trimestral, semestral e até anual.

Use fórmulas

Um recurso importante das planilhas no computador é o uso de fórmulas para automatizar alguns cálculos.

Assim, na hora de lançar um valor qualquer, o próprio aplicativo já soma valores de diferentes períodos ou subtrai do seu saldo.

Essa funcionalidade também permite cálculos entre diferentes abas.

Assim, com apenas um comando, um mesmo valor pode entrar no controle semanal, mensal, anual, e por aí vai.

Por exemplo: considere a divisão do ano em quatro trimestres: 1T, 2T, 3T e 4T.

Na planilha anual, você pode obter a soma de valores dos quatro períodos com as seguintes fórmulas:

  • =1T!A2 + 2T!A2 + 3T!A2 + 4T!A2
  • =SOMA(1T!A2:4T!A2).

Neste exemplo, o campo em que você incluir uma dessas fórmulas vai apresentar o resultado da soma dos valores que estiverem no espaço A2 (ou seja, na segunda linha e na primeira coluna) das quatro abas. 

Classifique os valores

Não basta incluir os lançamentos sem identificar a origem.

Esse detalhamento permite gerar informações relevantes para a administração do negócio.

Alguns exemplos de classes podem ser conferidos no tópico anterior, onde explicamos o fluxo de caixa direto, e também no exemplo que vamos dar na sequência.

Lance tudo

O controle do fluxo de caixa não será efetivo se não forem lançados absolutamente todos os valores, seja de gasto ou faturamento.

Parece óbvio, mas alguns gestores podem deixar de incluir alguns lançamentos por acharem irrelevantes.

Porém, às vezes esses pequenos valores somados fazem a diferença no caixa de uma empresa.

Todas as dicas que demos acima são úteis, mas para que você entenda melhor a dinâmica do fluxo de caixa, é preciso ter uma visualização.

Exemplo de fluxo de caixa

Confira agora um exemplo de um fluxo de caixa mensal, em que o período é dividido entre quatro semanas e são usadas fórmulas para automatizar cálculos.

Semana 1Semana 2Semana 3Semana 4Total do mês
Vendas à vista5.000,00R$ 6.000,00R$ 4.000,00R$ 7.000,00=SOMA(B2:E2) 
Vendas parceladasR$ 2.000,00R$ 2.500,00R$ 1.800,00R$ 3.000,00=SOMA(B3:E3)    
RecebíveisR$ 3.000,00R$ 4.000,00R$ 2.500,00 R$ 5.000,00=SOMA(B4:E4)
Total de entradas=SOMA(B2:B4)=SOMA(C2:C4)=SOMA(D2:D4)=SOMA(E2:E4)=SOMA(B2:E4)
FornecedoresR$ 2.000,00R$ 1.900,00=SOMA(B5:E5)
Folha de pagamentoR$ 3.000,00=SOMA(B6:E6)
Pró-laboreR$ 1.000,00R$ 1.000,00R$ 1.000,00R$ 1.000,00=SOMA(B7:E7)
Conta de luzR$ 500,00       =SOMA(B8:E8)
InternetR$ 150,00=SOMA(B9:E9)
ImpostosR$ 1.000,00R$ 800,00R$ 800,00R$ 1.200,00=SOMA(B10:E10)
Total de saídas=SOMA(B6:B11)  =SOMA(C5:C10) =SOMA(D5:D10)    =SOMA(E5:E10)=SOMA(B5:E10)
Saldo final=H4-I4=D6-D11 =D7-D11=D8-D11=D9-D11 

 

Você pode reparar que as fórmulas usadas têm diversos objetivos:

  • Somar os campos das linhas de cada entrada e saída, apontando o total referente a determinada receita ou despesa ao fim do mês
  • Somar os campos das colunas para apontar o total de entradas e saídas ao fim de cada semana
  • Somar linhas e colunas para determinar o total de entradas e de saídas ao fim de cada mês
  • Subtrair as entradas das saídas para apontar o saldo final ao fim de cada semana, e também do mês.

Desta forma, é possível evitar erros humanos em cálculos e ter uma visão mais ampla da situação financeira do negócio.

Vale destacar que esses são apenas alguns exemplos.

Para um fluxo de caixa eficiente, é preciso incluir mais campos para não deixar nenhum detalhe da operação de fora do cálculo.

Além disso, estamos falando de um controle mensal, mas em uma planilha é possível criar abas para obter a visão trimestral, semestral e anual também.

Em negócios com um alto volume de vendas, um controle diário também é necessário.

Como melhorar o fluxo de caixa da empresa em 7 passos

Até aqui, já vimos o básico sobre por que e como fazer o fluxo de caixa do seu negócio.

Para completar este material, vamos aprender ou recapitular algumas práticas muito importantes que muitos gestores acabam esquecendo na prática.

Para poupar seu tempo e evitar eventuais transtornos, confira essas 7 etapas que ajudarão a otimizar sua gestão.

1. Tenha um controle de fluxo de caixa

Essa primeira dica parece óbvia, certo?

Bom, nem tanto.

Muitos empresários e gestores ainda torcem para ter um fluxo de caixa saudável sem ao menos fazer um controle das entradas e saídas de dinheiro — que é justamente a base para qualquer outra ação.

Portanto, antes de pensar em técnicas mirabolantes ou soluções incomuns, certifique-se de que você está fazendo o básico.

Tenha uma planilha com todas as entradas e saídas financeiras do seu negócio.

Classifique tudo em categorias, agrupando os gastos por similaridade e discriminando cada recebimento, como explicamos mais acima.

Tendo esse controle em mãos, você conhecerá a real situação do fluxo de caixa da empresa.

Então, a partir dessa realidade atual, poderá adotar novas atitudes para criar o cenário futuro que deseja.

2. Conte com um intermediador de pagamentos

Ao contar com um intermediador de pagamentos, fica mais fácil realizar um controle eficiente das entradas de dinheiro.

Isso porque um bom software ou plataforma de intermediação de pagamentos registra, de forma automática, todos os detalhes sobre cada pagamento que entra.

Dessa maneira, você não corre o risco de deixar nenhuma informação passar.

Além disso, ao utilizar um intermediador de pagamentos robusto, essa confiança se reflete no público — as pessoas se sentirão mais à vontade para comprar e fechar negócio, fazendo o pagamento sem qualquer tipo de receio.

Assim, mais vendas são concretizadas e mais dinheiro é injetado no caixa, favorecendo um fluxo de caixa saudável.

Ao atualizar o fluxo de caixa diariamente, você estará sempre alinhado com a realidade do negócio.

3. Atualize seu fluxo de caixa diariamente

“Atualizar o fluxo de caixa todos os dias? Que exagero!”.

Esse é o pensamento de muitos gestores.

Mas acredite: uma visão como essa pode ser extremamente prejudicial ao negócio, fazendo com que você opere com base em incertezas.

Um acompanhamento diário da movimentação do caixa ajuda a evitar surpresas indesejadas.

Quando você atualiza as suas entradas e saídas de dinheiro todos os dias, fica muito mais fácil se planejar para o futuro.

Somado a isso, torna-se possível perceber qualquer falha ou erro que deva ser corrigido imediatamente.

Imagine ficar sem dinheiro no caixa e só se dar conta disso na hora de pagar um fornecedor, por exemplo.

Constrangedor, não é mesmo?

Ao atualizar o fluxo de caixa diariamente, você estará sempre alinhado com a realidade, podendo tomar atitudes para reverter as situações desfavoráveis antes que elas saiam do controle.

4. Trabalhe com fluxo de caixa projetado

O fluxo de caixa projetado leva em conta o futuro provável da sua empresa.

Nele, você pode inserir os valores que espera gastar e receber.

Nas saídas, por exemplo, podem ser previstos os pagamentos a fornecedores que serão feitos nos meses seguintes, assim como os custos fixos que se repetem mês a mês.

Já nas entradas, você pode projetar um valor estimado de faturamento, os recebimentos de vendas a prazo e até mesmo juros de investimentos que tenham sido feitos, caso exista uma expectativa desse dinheiro voltar ao caixa.

O fluxo de caixa projetado fará com que você esteja preparado para os diferentes momentos do ciclo de crescimento da empresa.

Com isso, será possível se organizar e planejar possíveis cortes de gastos ou investimentos em momentos estratégicos.

5. Não ignore os ciclos do seu negócio

Uma empresa de sucesso é aquela que se adapta às mudanças externas e internas, respeitando cada fase do seu ciclo de crescimento e aprendizado.

Da mesma forma, um bom gestor é aquele que reconhece o momento atual da instituição, sem se iludir com uma realidade diferente da existente.

Há épocas de crescimento nas vendas, expansão dos negócios, contratações de funcionários e conquistas de novos clientes — assim como também há épocas de replanejamento, cortes de despesas, aquisições de empréstimos e planejamento de um novo ciclo.

Ao observar e identificar cada fase, você pode tomar as medidas necessárias para manter o fluxo de caixa equilibrado e para levantar os recursos que precisa para continuar crescendo no longo prazo.

6. Controle seu capital de giro

Infelizmente, existem muitos pontos que podem comprometer o fluxo de caixa de uma empresa.

Alguns deles são:

  • Má gestão de estoque
  • Dinheiro parado em caixa (sem render juros)
  • Atrasos nos recebimentos de clientes
  • Queda repentina nas vendas
  • Altas taxas de inadimplência.

Por todos os motivos acima, é fundamental que a empresa tenha capital de giro.

Ou seja, uma reserva financeira capaz de fazer o negócio rodar e continuar operando, mesmo quando os recebimentos estiverem abaixo do esperado.

Há empresas que vendem muito mais em um mês do que no outro, por exemplo.

Dependendo do modelo de negócio ou da área de atuação, isso pode ser considerado normal.

Por isso, ao se organizar e contar com um capital de giro, você garante que cumprirá com suas obrigações, pagando funcionários e fornecedores.

7. Tome cuidado ao dar crédito

Facilitar o pagamento pelos seus produtos e serviços pode ser extremamente positivo, gerando aumentos nas vendas.

Contudo, também é importante encontrar um equilíbrio.

Algumas empresas dão crédito demais aos seus clientes e acabam prejudicando o fluxo de caixa.

Algumas das consequências negativas do alto crédito ou de condições de pagamento muito facilitadas são:

  • Aumento da inadimplência
  • Demora para que o dinheiro entre no caixa da empresa
  • Dependência maior do capital de giro
  • Queda de qualidade na prestação do serviço, devido ao aumento da demanda
  • Problemas de estoque por causa da alta saída de produtos.

Por outro lado, quando as exigências são altas demais, também existem desafios, como a redução das vendas e do número de clientes.

Assim, o ideal é sempre avaliar e buscar um equilíbrio entre as duas situações.

Assim, torna-se possível manter um fluxo de caixa equilibrado, ao mesmo tempo em que o negócio continua expandindo.

Com as informações iniciais e os 7 passos explicados neste artigo, você pode começar hoje mesmo a cuidar do seu fluxo de caixa e a garantir o sustento do seu negócio.

Como vimos, existem diversas armadilhas e cuidados a serem tomados.

Ainda assim, desde que exista observação constante e determinação de fazer o melhor a cada dia, sempre é possível conquistar ótimos resultados.

Como a Vindi ajuda no seu fluxo de caixa

Contar com uma plataforma de pagamentos como a Vindi é um passo além da elaboração do fluxo de caixa como explicamos aqui.

Afinal, você conferiu neste conteúdo que o uso de planilhas ajuda a evitar erros por tornar possível automatizar cálculos por meio de fórmulas.

Porém, nesses casos, você ainda terá de inserir manualmente muitos valores.

O risco de falha humana ainda existe, principalmente na rotina atribulada da gestão de um negócio.

Porém, nosso sistema de cobranças pode ser facilmente integrado a um sistema de gestão.

Assim, cada recebimento pode ser automaticamente contabilizado no fluxo de caixa.

Além disso, contamos com um painel de indicadores altamente detalhado, que permite emitir em segundos diversos relatórios com métricas relevantes para a gestão de qualquer empresa.

Somos um ecossistema completo de pagamentos, com soluções voltadas a vendas avulsas e recorrentes pela internet e maquininhas de cartão para lojas físicas.

Portanto, temos recursos para otimizar a produtividade e melhorar a gestão de empresas de todos os tipos.

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