Com um propósito bem definido e foco na entrega de real valor ao cliente, a equipe da empresa trabalha para produzir os resultados. Obter maior margem de lucro no negócio e, ao mesmo tempo, gastar menos é um dos objetivos de todas as empresas. No entanto, ao contrário do que alguns empreendedores acreditam, uma alternativa é aumentar a produtividade da equipe, o que não deve ficar apenas no plano da imaginação. Nesse sentido, algumas práticas podem auxiliar os funcionários a produzirem mais, poupando tempo e recursos.
Para tanto, é fundamental atentar aos erros que possam impedir a capacidade de expansão do empreendimento. Enganam-se os gestores que acreditam conhecer todos os problemas do negócio. Essa convicção pode ser extremamente prejudicial se impedir que as pequenas falhas sejam notadas.
No médio prazo, erros que passam despercebidos acabam se tornando impedimentos maiores para o sucesso. Então, conheça os 6 maiores erros que podem prejudicar a produtividade da sua equipe e não caia nessas armadilhas! Boa leitura!
1. Não padronizar os processos da empresa
Erros, falhas e produção lenta são bastante frequentes em processos não padronizados. Isso significa que colaboradores ou equipes inteiras fazem uso de métodos distintos para realizar as mesmas tarefas, gerando inconsistências e às vezes muito retrabalho.
As tentativas de conciliar processos conflitantes e informações, e a necessidade de corrigir determinados erros são responsáveis por uma grande perda de tempo e, consequentemente, por atraso na entrega.
O aumento da produtividade da equipe de uma empresa vai depender do mapeamento dos processos internos e, claro, da identificação de gargalos e de falhas. A partir desse diagnóstico, é imprescindível que se estabeleça um fluxo de atividades e métodos definidos para a sua execução.
2. Não treinar os funcionários adequadamente
São inúmeras as vantagens que os aprimoramentos e treinamentos trazem para uma equipe de colaboradores. Aumentar o conhecimento, melhorar a qualidade do serviço e as práticas de trabalho são algumas delas. Além dessas, que estão implícitas, há também as que são intrínsecas, como a produtividade, motivação, valorização, bem-estar, etc. Desse modo, é fundamental investir nos funcionários, pois, o retorno sempre vai ser positivo.
Alguns gestores ainda acreditam que, qualificar a equipe é um gasto desnecessário. Esse é um erro que pode custar muito caro para a organização. Qualificar os colaboradores, não é apenas um simples gasto — é, na verdade, um grande investimento.
Quando o time é bem treinado, as tarefas são desempenhadas da melhor forma e o tempo de execução é gerido adequadamente, o que ajuda a melhorar a produtividade. Além disso, os profissionais capacitados tendem a se tornar um grande diferencial competitivo. O cliente sabe quando uma empresa investe em treinamento de pessoal e valoriza muito essa ação.
3. Não definir metas e objetivos de forma clara
A construção de um plano de metas deve fazer parte da gestão de produtividade. Porém, o ideal é que elas sejam realistas e ambiciosas. Caso contrário, podem desestimular e frustrar as equipes. Para garantir o engajamento, é recomendado que os colaboradores participem da definição, de maneira que todos se comprometam com os objetivos da organização.
Ter os objetivos definidos, é o passo inicial para aprimorar a desempenho do time. É fato que uma pessoa que não sabe por qual caminho seguir vai perder totalmente a noção de prioridades, tornando todas as tarefas urgentes.
É importante compreender, por exemplo, quais atividades precisam ser entregues até o final do dia, da semana e do mês. Só se consegue definir prioridades quanto se tem em mente o que deve ser feito e para quando.
4. Microgerenciar os funcionários
O microgerenciamento ocorre do momento em que o gestor centraliza o poder de decisão, passando a atuar diretamente na operação. Sendo assim, existe uma sobrecarga e o planejamento estratégico fica negligenciado.
É necessário apostar na delegação — suportada pelo desempenho e pela meritocracia. De fato, a delegação é uma ferramenta muito relevante de gestão, que contribui para o desenvolvimento dos colaboradores e na distribuição da carga de trabalho da equipe.
Dessa forma, é possível incentivar o aprendizado, aumentar a produtividade geral e fortalecer a motivação. Lembrando que as soluções tecnológicas também podem ser utilizadas, uma vez que já existem aplicativos que auxiliam na elaboração de listas de atividades, no acompanhamento de prazos e no controle de pendências.
5. Comunicação interna insuficiente
A qualidade da comunicação vai interferir diretamente no desempenho da equipe por isso, os gestores precisam explorar todos os canais internos, como softwares, e-mails e, claro, as reuniões gerenciais. São recursos extremamente relevantes para manter os colaboradores informados sobre urgências, prioridades e indicadores.
É essencial sempre manter em mente que a comunicação é o que o outro entende, e não o que você fala. Dessa forma, o líder deve certificar de que, ao delegar uma função ou tarefa, o colaborador realmente entendeu o que precisa ser cumprido, feito e entregue.
O passo inicial para isso é uma comunicação eficiente, a qual deve deixar clara, qual é a tarefa, o método que vai ser utilizado, o prazo de entrega e, por fim, o resultado esperado ao final da atividade.
6. Não investir em soluções tecnológicas
As soluções tecnológicas são grandes aliadas da gestão de produtividade. Dispositivos móveis e soluções integradas podem simplificar a rotina das equipes. Com o auxílio delas, é bem mais fácil reduzir custos, eliminar desperdícios, organizar processos, gerenciar o conhecimento, automatizar tarefas e estabelecer uma comunicação dinâmica e eficiente.
Estas ferramentas vão permitir que o gestor observe além dos muros da empresa. É uma maneira de expandir conhecimentos da área de atuação e trazer as novidades para dentro do negócio. A visão que antes era reduzida ao operacional passa a ganhar uma larga escala estratégica, ao possibilitar a visualização do quadro geral do negócio, englobando todos os departamentos.
Um bom exemplo de solução tecnológica é o software PABX VIRTUAL, baseado na nuvem que oferece um sistema de telefonia para as organizações contratarem linhas telefônicas, ramais, filas de atendimento e configurações de URA sem a necessidade de implantação de hardware de telefonia em sua área de servidores ou em seu próprio Datacenter.
A Locaweb, por exemplo, é um grupo nacional que oferece serviços como, hospedagem de sites e soluções em Internet Datacenter, lançou a “Recepcionista Virtual” com mais facilidade para os usuários do PABX Virtual. Trata-se de uma ferramenta que permite a emissão de uma mensagem personalizada de boas-vindas e o reconhecimento de voz, que direciona as chamadas ao ramal solicitado.
Vale lembrar que a recepcionista virtual está integrada ao serviço de PABX Virtual tanto para aqueles que já têm a solução quanto para novos clientes. O usuário consegue customizar usando a gravação de sua preferência, além de alterá-la a qualquer momento, configurando através do painel de controle.
Esta é uma solução que atende às necessidades do negócio de maneira flexível, simples e muito econômica, possibilitando ao cliente contratar ramais à medida de sua necessidade, fazer as configurações, via web e usá-los em qualquer local que tenha acesso à Internet. Além disso, não é necessário pagar por ligações entre ramais.
Enfim, embora seja um grande desafio, empreender é uma experiência incrível. É simplesmente transformar uma ideia em algo real e construir tal realidade com as próprias mãos. Pode não ser uma tarefa fácil, no entanto, se você tiver foco e prestar atenção nesses erros que apontamos aqui, para evitar que prejudiquem a produtividade da equipe, não haverá limites para o seu caminho e crescimento.
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